Políticas de Tratamiento de la Información

Políticas de Tratamiento de la Información CALZATODO S.A

La Ley 1581 de 2012 estableció las reglas y principios aplicables para la protección y manejo de los datos personales y el Decreto 1377 de 2013 reglamentó algunos aspectos de esa ley. El objetivo de la ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos. La entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las disposiciones sobre datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
En Calzatodo S.A reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que nos entregan nuestros clientes, proveedores, colaboradores y el público en general han suministrado a nuestra compañía, por eso hemos diseñado esta política de privacidad para el manejo adecuado de estos datos.
A continuación, detallamos nuestra política de tratamiento de la información:

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Nombre del Responsable: Calzatodo S.A.
• NIT: 805.004.875-6.
• Correo electrónico: oficialdeprotecciondedatos@calzatodo.com.co
• Teléfono: (602) 882 30 44
• Página web: www.calzatodo.com.co
• Dirección: Carrera 34 No. 13A – 253 Acopi - Yumbo.

  2. Fundamento legal

  Nuestra política de privacidad, tratamiento y protección de datos personales ha sido actualizada con base en la constitución política de Colombia, las leyes y decretos relacionados con el registro de base datos y la protección de datos personales, así como las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las que se deriven; Políticas Internas y toda buena práctica que Calzatodo pueda adoptar para la protección de la información y correcto registro de la misma.

  3. Ambito de aplicación

  La presente política será aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos de Calzatodo S.A cuyo titular sea una persona natural.

  4. Alcance

  La presente política de privacidad establece:
  a. Las reglas establecidas por Calzatodo S.A., para el tratamiento lícito, informado y controlado de los Datos Personales que se le proporcionan o se le han proporcionado;
  b. Las medidas de seguridad implementadas por Calzatodo S.A. para proteger los Datos Personales;
  c. La forma y medios para que los Titulares de Datos Personales ejerzan los llamados Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).

  5. Definiciones

  Las siguientes definiciones están contempladas en los términos de la Ley 1581:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
• Candidato a vacante: Para Calzatodo S.A. se entiende como las personas que suscriben la
  solicitud de empleo, candidatizandose para ocupar un cargo vacante en la compañía.
• Cliente: Persona natural que se relaciona con Calzatodo S.A en virtud de una compra.
• Consumidores: Para efectos de la aplicación de esta política se entiende por “consumidor”
  aquella persona natural o jurídica que, como destinatario final, adquiera los productos de
  Calzatodo S.A para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y
  empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Dato calificado como tal según mandato de la ley o la constitución.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Manual Interno: Significa el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las Bases de Datos o el Tratamiento de las datos.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información a los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

  6. Fuentes de las que se obtienen los Datos Personales

  Los Datos Personales que trata Calzatodo S.A. provienen de fuentes lícitas tales como: Dirección del Titular de los Datos Personales y/o de Representantes y/o de Representantes o Apoderados Legales o individuos con derechos hacia dicho Titular.

  7. Tratamiento para Transmisión / Transferencia de Datos

• Transmisión nacional de datos personales: Calzatodo S.A. realiza transmisiones de datos personales a terceros.
• Cesión o transmisión nacional de datos personales: Calzatodo S.A. realiza transmisiones de datos personales.

  8. Tipos de Datos y Finalidad con la que se Efectúa la Recolección de Datos Personales y Tratamiento de los Mismos

  La autorización para el tratamiento de los datos personales que se limita a los fines aquí indicados y su voluntad de manera escrita o electrónica, permite a Calzatodo S.A. recolectar los datos, almacenarlos, consultarlos, actualizarlos, procesarlos, suprimirlos y tratarlos. De acuerdo a la naturaleza del tercero, la recolección y tratamiento de los datos personales por parte de Calzatodo S.A. tiene como finalidades:

  8.1 Clientes

  El encargado de la recolección de los datos de los clientes es el Gerente de Mercadeo. Los Datos Personales que Calzatodo S.A. requiere de sus Clientes abarcan:
• Nombres y apellidos completos.
• Dirección de envío.
• Dirección de facturación.
• Número telefónico (fijo o celular).
• Número de identificación y lugar de expedición de este.
• Fecha de nacimiento.
• Correo electrónico.

Los Datos Personales que Calzatodo S.A. recibe de sus Clientes, se utilizan en y para la realización de actividades inherentes a su relación comercial. Calzatodo S.A. utiliza los Datos Personales de sus Clientes para:

1. Envío de información relacionada con productos y/o servicios adquiridos.
2. Realizar transacciones de pago.
3. Confirmación de pedidos y entregas.
4. Proporcionar servicio al cliente.
5. Llevar a cabo estudios de mercado y encuestas de satisfacción.

   8.2 Consumidores

   El encargado de la recolección de los datos de los consumidores es el Gerente de Mercadeo. Los Datos Personales que Calzatodo S.A. requiere de sus Consumidores abarcan:

• Nombres y apellidos completos.
• Número telefónico (fijo o celular).
• Número de identificación.
• Correo electrónico.

Los Datos Personales que Calzatodo S.A. utiliza de sus Consumidores son para:

1. Análisis de satisfacción del cliente.
2. Realización de encuestas de mercado.
3. Notificación de promociones y ofertas especiales.

   8.3 Candidatos a Vacantes en la Compañía

   El encargado de la recolección de los datos de los candidatos es el Gerente de Gestión Humana. Los Datos Personales que Calzatodo S.A. requiere de las personas que suscriben una solicitud de empleo candidatas para ocupar una vacante en la compañía, son los siguientes:

• Nombres y apellidos completos.
• Número de identificación y lugar de expedición de este.
• Fecha de nacimiento.
• Dirección de residencia.
• Experiencia laboral.

Los Datos Personales de Candidatos se utilizan en la compañía únicamente para:

1. Proceso de selección y vinculación a la empresa.
2. Creación de expedientes laborales de Calzatodo S.A.
3. Evaluar la idoneidad del candidato para el puesto requerido.

   8.4 Empleados

   El encargado de la recolección de los datos de los empleados es el Gerente de Gestión Humana. Los Datos Personales que Calzatodo S.A. requiere de sus empleados incluyen:

• Nombre, dirección, y datos de contacto.
• Identificación, edad, y género.
• Historial laboral.
• Información médica.

Uso de los Datos Personales:
Los Datos Personales que Calzatodo S.A. recibe de sus empleados se utilizan para:

1. Administrar beneficios laborales.
2. Cumplir con las obligaciones legales de contratación laboral.
3. Brindar capacitación y desarrollo.

   8.5 Proveedores

   El encargado de la recolección de los datos de los proveedores es el Gerente Financiero. Los Datos Personales que Calzatodo S.A. requiere de sus Proveedores incluyen datos generales y financieros o patrimoniales.

Los Datos Personales que Calzatodo S.A. recibe de sus Proveedores los utiliza para:

1. Gestión de pagos.
2. Cumplimiento de obligaciones contractuales.
3. Validación de antecedentes.

   8.6 Datos que se reciben de Visitantes

   Los Datos Personales que “Calzatodo S.A.” requiere de las personas, en adelante “visitantes” que acuden a sus instalaciones, ya sean Clientes o terceros, consisten en los Datos Generales concernientes a:

• Nombres y apellidos completos.
• Número de documento de identidad.
• Empresa de procedencia.
• Documento de identificación con foto, diferente a cédula.
• En caso de contratistas: planilla de pago de seguridad social y según sea el caso, certificación en altura, certificación para trabajo eléctrico y/o certificación para manejo de montacargas.

Los Datos Personales que Calzatodo S.A. recibe de sus Visitantes se utilizan únicamente para:

1. Tratándose de Clientes, para fines estadísticos por parte del área de Atención a Clientes.
2. Control y seguridad tanto del visitante a las instalaciones de Calzatodo S.A. como de las personas que permanecen dentro de las mismas.
3. Registro manual en una bitácora solo para control de ingreso.

   9. Seguridad y Confidencialidad en el Tratamiento de los Datos Personales

   Los Datos Personales que se recolectan y tratan en Calzatodo S.A. son tratados y resguardados en forma segura, reservada y confidencial. Para tales efectos, Calzatodo S.A. tiene implementadas medidas de seguridad que garantizan que los Datos Personales en posesión de Calzatodo S.A. se conservan bajo confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad; dichos lineamientos se encuentran en la política de seguridad informática.

   10. Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal

   Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Calzatodo S.A. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados o escritos, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

   11. Vigencia del Tratamiento de la Información y Datos Personales

   La información suministrada por nuestros clientes, proveedores, colaboradores y público en general permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, utilizando para ello, un software debidamente licenciado, adecuado, primigenio, efectivo y compatible con la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de dicha información; además del cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales de Calzatodo S.A., quienes se comprometen a hacer efectivos los derechos y deberes de los titulares para garantizar la permanencia de sus derechos y, asimismo, adoptar las medidas de seguridad, políticas, directrices en vigor y las necesarias modificaciones a esta política para el ejercicio de tales derechos. Para efectos legales, el siguiente correo se encuentra habilitado para que nuestros clientes y público en general presenten sus quejas, peticiones y solicitudes sobre su tratamiento de datos: datospersonales@calzatodo.com.co

   12. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

   En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán los siguientes principios:

• Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad regida y regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollan.
• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento debe protegerse mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, obligación que subsiste aún después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
  Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

  13. Derechos de los Titulares de Datos Personales Objeto de Tratamiento por Parte de Calzatodo S.A.

  Calzatodo S.A., en todo momento, considerará y cumplirá con los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad en el tratamiento de los datos personales y/o sensibles que se reciben en y para la operación, prestación del servicio, cumplimiento a los contratos establecidos con los Usuarios y en general para los fines referidos en la presente política. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
  a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Calzatodo S.A en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Calzatodo S.A para el tratamiento.
  c) Ser informado por Calzatodo S.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  14. Procedimiento para Ejercer Derechos de los Titulares de Datos Personales

  Para efectos de la atención de inquietudes y ejercicio de los derechos que le asisten como titular de datos personales, el interesado en actualizar o ratificar sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos de la base de datos de Calzatodo S.A, podrá comunicarse con el oficial de protección de datos a través del correo electrónico oficialdeprotecciondedatos@calzatodo.com.co, o dirigir su solicitud escrita a nuestras oficinas ubicadas en la Carrera 34 No. 13 – 253 Acopi – Yumbo.
  La petición, que a reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
  Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará a los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  15. Deberes de Calzatodo S.A.

  En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Calzatodo S.A los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:
  a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  o) Hacer uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

  16. Fecha de Entrada en Vigencia de la Política

  La presente política de tratamiento de datos personales de Calzatodo S.A., rige a partir de la fecha de su publicación: Noviembre 20 de 2020.